Si algo me dejó claro 2025 es que Windows mejora muchísimo cuando eliges bien las herramientas que usas cada día. No hablo de grandes cambios ni de software experimental, sino de pequeñas decisiones que, acumuladas, hacen que el sistema sea más rápido, más cómodo y, sobre todo, menos frustrante.
Durante años fui acumulando programas “porque venían con Windows” o porque “siempre los había usado”. Este año decidí parar, probar alternativas con calma y quedarme solo con lo que realmente me facilitaba la vida. Estas ocho herramientas no solo se ganaron su sitio: reemplazaron por completo a las anteriores.
- De KeePass a KeePassXC: la misma idea, pero más diseñada
- Adiós a Microsoft Office, hola ONLYOFFICE
- GreenShot: cuando hacer capturas deja de ser una molestia
- Notepad++: el Bloc de Notas que Windows aún no tiene
- Everything: el buscador que Windows debería copiar
- De Brave a Vivaldi y Zen Browser
- Telegram: más que un mensajero
- 7-Zip y BandiZip: cada uno en su sitio
- Por un 2026 con nuevas herramientas
De KeePass a KeePassXC: la misma idea, pero más diseñada
KeePass siempre me gustó por una razón clara: tus contraseñas son tuyas y se quedan contigo. El problema es que su interfaz nunca terminó de acompañar. KeePassXC es, básicamente, lo que muchos esperábamos desde hace tiempo.
La base es la misma (archivos .kdbx, cifrado local, control total), pero el uso diario es mucho más cómodo. Autorrelleno más fiable, mejor integración con el navegador y una interfaz que no parece anclada en otra década.
Un ejemplo sencillo: abrir tu base de datos y buscar una contraseña ya no se siente como “usar una herramienta de seguridad”, sino como algo natural.
Consejo rápido: activa el bloqueo automático al minimizar. Es una de esas opciones que te olvidas de configurar… hasta que un día la necesitas.
Adiós a Microsoft Office, hola ONLYOFFICE
No dejé Microsoft Office por rebeldía, sino por gusto. Porque mi trabajo me lo permite, no uso documentos tan complejos creados en Excel. Y muchas veces, redacto uno que otro documento.
ONLYOFFICE me sorprendió por la gran cantidad de características que contienen. Pero sobre todo, porque no necesito nada más, sino solo abrir y editar documentos de Word, Excel y PowerPoint sin romper formatos y sin pedirte nada a cambio. De hecho, como ya comentábamos en un artículo anterior, fue una de esas herramientas que empezó como prueba y terminó quedándose por puro sentido común.
No es perfecto, pero para el 90 % del trabajo diario funciona de maravilla. Además, el hecho de poder usarlo sin depender de una cuenta ni de pagos recurrentes hace que todo sea más directo: instalas, abres y trabajas.
Advertencia honesta: si dependes de macros muy complejas, aquí puedes encontrar límites. Para todo lo demás, sigue siendo una alternativa sorprendentemente sólida.
GreenShot: cuando hacer capturas deja de ser una molestia
La herramienta de recortes de Windows cumple, incluso ha mejorado significativamente… pero, no soy fanático de usar herramientas nativas de Windows. GreenShot es uno de esos programas pequeños que, una vez instalados, descubres que capturar pantalla va más allá de eso, cuando te topas con ediciones que nunca creíste que usarías.
Una de sus grandes ventajas es que puedes usarlo en versión portable, sin instalación, algo ideal si trabajas en varios equipos o no quieres tocar el sistema más de lo necesario. Pero lo que realmente marca la diferencia está en los detalles técnicos.
GreenShot permite guardar capturas en PNG no solo en color de 24 bits, sino también en 256 colores, algo que puede parecer menor, pero que importa mucho cuando te preocupa el tamaño final del archivo. Para documentación, tutoriales o artículos, el ahorro de peso es notable sin perder legibilidad.
Capturar, editar mínimamente y guardar en el formato correcto lleva segundos. Y cuando haces esto todos los días, esa eficiencia se nota más de lo que parece.
Además, GreenShot también integra subida directa a la nube, lo que lo hace más completo de lo que aparenta. Y si necesitas ir todavía más lejos —con automatizaciones avanzadas, múltiples destinos o flujos de trabajo complejos—, ShareX sigue siendo una alternativa excelente.
Notepad++: el Bloc de Notas que Windows aún no tiene
El Bloc de Notas ha mejorado, sí y mucho (con su IA), pero Notepad++ sigue jugando en otra liga. No porque sea complejo, sino porque te da justo lo que necesitas cuando trabajas con texto de verdad.
Abrir archivos grandes, buscar y reemplazar con expresiones regulares, mantener varias pestañas… todo es rápido y predecible.
Por ejemplo, algo tan simple como limpiar un archivo de texto:
Buscar: ^\s*$
Reemplazar: (vacío)
En segundos eliminas líneas vacías sin pelearte con el programa.
Consejo: no necesitas aprender todo. Usa Notepad++ como un Bloc de Notas vitaminado y ya estás ganando.
Everything: el buscador que Windows debería copiar
El buscador de Windows nunca terminó de convencerme. Everything, en cambio, es casi mágico: escribes y el archivo aparece. Sin esperas, sin indexaciones eternas.
Desde la primera vez que lo usé quedó claro que no había vuelta atrás. Es una de esas herramientas que pruebas por curiosidad y terminas usando todos los días, casi sin pensar en ella. Desde que instalé Everything, jamás sentí la necesidad de reemplazarlo, y eso en Windows dice bastante.
Para quien trabaja con muchos archivos, carpetas profundas o discos llenos de datos, Everything no es un lujo, es una necesidad. Abre, escribe, encuentra. Así de simple.
Si por algún motivo buscas algo similar, WizFile es una alternativa interesante, con un enfoque muy parecido en velocidad y ligereza. Aun así, Everything sigue siendo mi referencia personal.
De Brave a Vivaldi y Zen Browser
Brave me gustó durante mucho tiempo, pero en 2025 empecé a sentirlo demasiado rígido. Cumple bien su función, pero cada vez tenía menos margen para adaptarlo a mi forma de trabajar. Ahí es donde Vivaldi empezó a ganar terreno.
Vivaldi destaca por la cantidad de herramientas que integra sin necesidad de extensiones: notas integradas, lector de feeds RSS, paneles laterales, gestión avanzada de pestañas, atajos totalmente configurables e incluso funciones como el apilado de pestañas o las vistas divididas. No es un navegador que intente decidir por ti, sino uno que te da opciones y se adapta a tu flujo de trabajo, sea simple o complejo.
Zen Browser llegó por otro camino. Es casi el extremo opuesto: moderno, potente y muy centrado en la privacidad. Podría definirse como una especie de navegador al estilo Arc, con una interfaz novedosa y distinta a lo tradicional, pero con una diferencia clave: está basado en Firefox, es gratuito y de código abierto.
Tener ambos instalados terminó siendo la mejor decisión. Vivaldi para cuando necesito control y herramientas; Zen para navegar de forma distinta.
Telegram: más que un mensajero
Telegram se convirtió en una herramienta de trabajo sin que me diera cuenta. Canales, notas guardadas, envío de archivos grandes, búsqueda real dentro de los chats…
En Windows funciona especialmente bien, y eso lo hizo imprescindible en mi día a día.
Consejo: usa “Mensajes guardados” como un bloc de notas personal o canales privados para guardar enlaces. Es sorprendentemente útil.
7-Zip y BandiZip: cada uno en su sitio
Para comprimir y descomprimir archivos, 7-Zip sigue siendo mi base: ligero, gratuito y fiable. BandiZip entra cuando quiero una interfaz más cómoda o trabajar con muchos archivos de golpe.
No compiten entre sí; se complementan. Y ambos son infinitamente mejores que depender de herramientas integradas limitadas.
Por un 2026 con nuevas herramientas
Al final, 2025 no fue el año en el que encontré las mejores herramientas, sino el año en el que dejé de usar por lo poco que aportaban. Windows sigue siendo Windows, pero con el software adecuado se siente más tuyo, más rápido y menos impuesto.
Cambiar herramientas no es una moda ni una obsesión por optimizarlo todo. A veces es simplemente escuchar esa sensación de “esto podría ser más fácil”… y comprobar que, efectivamente, lo es.
